Покупка двух справочно-правовых систем одновременно: будут ли расходы неэффективными?

11 июня 2020

jannystockphoto / Depositphotos.com

Один из наиболее эффективных способов обеспечить сотрудников актуальной профессиональной информацией — приобретение справочно-правовой системы, а иногда и двух. Однако в этом случае расходы на их покупку ревизоры могут признать неэффективными, мотивируя это одинаковым функциональным назначением таких систем.

Конечно, оплата одного из комплектов средствами от приносящей доход деятельности, безусловно, позволит избежать претензий при проверке. Между тем, потребность учреждения в двух справочно-правовых системах вполне может быть обоснованна и при оплате обеих за счет субсидии на задание.

Безусловно, такие программные продукты приобретаются в целях информационного сопровождения работы профильных специалистов учреждения. Вместе с тем, в своей основе справочно-правовые системы, как правило, имеют различные подходы к хранению, систематизации и представлению правовой информации. Кроме того, информационное наполнение программ не является абсолютно идентичным. В одной системе могут быть представлены материалы, отсутствующие по каким-либо причинам в другой системе. В частности, это может быть, если разработчиком одной системы достигнуто соглашения с автором материала о возможности включения его в тот или иной информационный банк, в то время как разработчику другой это не удалось. Либо если в одной системе присутствует подборка материала по какой-либо специфической тематике, представляющей практический интерес для конкретной организации, а в другой — нет, и т. д. Помимо прочего, в разных системах применены и отличные друг от друга подходы к графическому отображению информации, ее поиску.

Все важные документы и новости о коронавирусе COVID-19 – в ежедневной рассылке Подписаться

Понимая это и грамотно подойдя к обоснованию, можно доказать, что комплекты применяемых справочно-правовых систем не идентичны, а каждый из них по отдельности не в полной мере удовлетворяет потребностям учреждения. Таким образом можно свести к минимуму риск оценки ревизорами расходов связанных с приобретением одновременно двух справочно-правовых систем, в качестве неэффективных или избыточных.